FRAGEN UND ANTWORTEN

UNSERE FAQs

Unsere Antworten auf Ihre Fragen rund um MEIN INSTANDHALTER

Fragen

Wie kommen die Daten in MEIN INSTANDHALTER?

Das ist doch ein riesen Pflegeaufwand und dauert Monate, bis alle Daten im System sind?


Eine initiale Befüllung von MEIN INSTANDHALTER mit Objektdaten und Wartungskarten ist natürlich unabdingbar. Andererseits hilft Ihnen diese strukturierte Erfassung auch, ein einheitliches Dokumentationsmaß aller Ihrer Objekte zu erreichen. Wir unterstützen Sie im Rahmen der Erstdatenbefüllung dabei. Auf Basis einer vorstrukturierten Excel-Tabelle werden Ihre Daten erfasst und von uns in das System überspielt. Wir empfehlen zunächst die einfach verfügbaren Daten zu übernehmen, um dann schnell auch Erfolge mit der Nutzung der Daten feststellen zu können. Auch vorhandene Historien zu Wartungen können übernommen werden. Weitere Detaillierungen und zusätzliche Gewerke können dann nach und nach ergänzt werden.




Mit diesem System sehen wir mehr Aufwand in der Dokumentation als früher, die Instandhalter sitzen dann nur noch am PC und dokumentieren, anstatt zu arbeiten.


Bei der Entwicklung von Mein Instandhalter haben wir Instandhaltern zugesehen und zugehört. Wir dokumentieren in MEIN INSTANDHALTER nur exakt das, was auch unbedingt dokumentiert werden muss. Die instandzuhaltenden Objekte, die durchzuführenden Tätigkeiten und auch die Festlegung, wer diese Tätigkeiten wann durchführt sowie die Dokumentation der Erledigung, ist das minimale Maß einer Dokumentation. Anderenfalls wäre die Instandhaltung vollständig beliebig, nicht steuer- und nicht messbar. Unter diesen Gesichtspunkten dokumentieren Sie in Mein Instandhalter das, was Ihnen die Arbeit wirklich erleichtert. Ergänzende Informationen können, müssen aber nicht dokumentiert werden. Damit bieten wir mit MEIN INSTANDHALTER eine skalierbare Lösung, bei der in keiner Weise die Gefahr besteht, dass mehr Zeit für die Dokumentation benötigt wird als früher.




Wir arbeiten in der Excel-Outlook-Welt schneller und pragmatischer.


Excel hat nur zwei Dimensionen, Zeilen und Spalten. Nach jahrelanger Beobachtung sind wir sicher, dass diese zwei Dimensionen für das Management einer Instandhaltung nicht ausreichen. Zudem ist der Medienbruch zwischen Excel und Outlook problematisch. Dinge, die in Excel dokumentiert sind, müssen dann nochmals im Outlook angestoßen werden. Im Outlook sieht zudem nur derjenige der schreibt und empfängt, was geschrieben und empfangen wurde. Wirkliches Teamwork lässt sich nur mit Mühe abbilden. Diese zwei Schwachpunkte werden mit MEIN INSTANDHALTER eliminiert:

Durch die Herstellung der Relationen zwischen den Daten können vielmehr Bezüge als zwischen Zeilen und Spalten in Excel hergestellt werden. Das macht sich insbesondere beim Reporting bemerkbar. Es lassen sich sehr viel aussagekräftigere Auswertungen erstellen, als dies mit Excel möglich war. Auch die Flexibilität geht nicht verloren. Sollten dennoch spezielle Daten für eine Präsentation in Excel benötigt werden, können diese Informationen mit einem Mausklick exportiert werden.

Und auch Outlook wird eingebunden. Das erledigt MEIN INSTANDHALTER aber voll automatisch. Wenn gewünscht, werden E-Mail-Benachrichtigungen via Outlook Integration an die entsprechenden Ansprechpartner gesendet, die dann wiederum per Link in der Mail MEIN INSTANDHALTER öffnen und die Arbeiten darin erledigen. Damit sind alle Nachrichten und alle Prozessschritte an einer Stelle, nämlich in MEIN INSTANDHALTER. Die „verteilte Information“, in vielen Outlook-Postfächern, entfällt.

Und ein weiterer Grund spricht für MEIN INSTANDHALTER: An Excel kann immer nur einer gleichzeitig arbeiten, und meistens beherrscht auch nur noch einer die komplexe Struktur einer Instandhaltungs-Excel-Tabelle. Wenn diese Tabelle kollabiert, gibt es Probleme. Mit MEIN INSTANDHALER haben wir den Pragmatismus von Excel und Outlook verwendet und trotzdem die Schwächen dieser beiden Programme ausgemerzt.




MEIN INSTANDHALTER ist zu groß und zu mächtig. Solche Systeme funktionieren nur in Konzernen mit entsprechendem Personal.


MEIN INSTANDHALTER ist dafür gedacht, Instandhaltungsteams effizienter zu organisieren und die Zusammenarbeit zu optimieren. Die Größe des Unternehmens spielt dabei nur eine nachrangige Rolle. Kleine, mittlere und große Teams können durch die Vernetzung mit Mein Instandhalter effizienter miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten. Es ist daher nicht eine Frage der Größe des Unternehmens, sondern vielmehr eine Frage des Anspruches der Instandhaltung. Routineaufgaben können vollautomatisch erledigt und Reports punktgenau erstellt werden, ohne dass manuelle Eingriffe notwendig sind. Und das Beste dabei ist: Der Aufwand der Dokumentation ist trotzdem nicht höher als zuvor.




Die Mitarbeiter in der Instandhaltung haben keinen Computer, wie erhalten sie dann Wartungsaufträge und melden diese zurück?


Rhetorische Gegenfrage: Wie erhalten Ihre Mitarbeiter denn heute Wartungsaufträge und melden sie zurück? Wird die Arbeit in Papier übergeben, lässt sich genau an dieser Stelle auch ein zentrales Terminal installieren, in welchem sich dann der Instandhalter nach Anmeldung seine Arbeitsaufträge abholt und sie dort wieder zurückmeldet. Das wäre der altmodische, aber immer noch denkbare Weg.

Mein Instandhalter ist aber eine Webapplikation. Sie funktioniert nicht nur auf einem PC, sondern auch auf jedem Smartphone mit Browser. Unter diesen Gesichtspunkten können die Mitarbeiter der Instandhaltung ihre Smartphones für die Entgegennahme und die Quittierung ihrer Wartungsaufträge verwenden. Ein PC ist nicht mehr notwendig.




Mobiles Arbeiten ist bei uns überhaupt kein Thema, wir haben auch keine WLAN-Infrastruktur im Unternehmen, die IT lehnt das ab.


Mobiles Arbeiten, das heißt die Abbildung der gesamten Wertschöpfungskette, bis zur Durchführung der Instandhaltung, hat sehr viele Vorteile. Insbesondere der Medienbruch, zwischen dem letzten IT-System und der Durchführung der Wartungsaufgabe, wird damit vermieden. Anderenfalls werden „Zettel“ als Arbeitsauftrag vergeben und entsprechend schriftlich zurückgemeldet. An irgendeiner Stelle entsteht dann administrativer Aufwand zur Erzeugung dieser „Zettel“ und deren Nachdokumentation. An dieser Stelle türmen sich oft Berge von Papier, die mit MEIN INSTANDHALTER vollständig entfallen können. Selbst wenn die Instandhalter kein IT-Equipment einsetzen oder keine Möglichkeit besteht, die Hallen zu vernetzen, kann die Übernahme und Übergabe von Tätigkeiten an zentraler Stelle über ein dort installiertes Terminal erfolgen. Selbst dadurch kann eine „papierlose Instandhaltung“ sichergestellt werden.




Der Preis für MEIN INSTANDHALTER ist zu hoch.


MEIN INSTANDHALTER ist in Software gegossene Erfahrung. MEIN INSTANDHALTER ist zudem in Software gegossene Algorithmik. Wir haben jahrelang mit Instandhaltern gesprochen und diese beobachtet. Wir haben Instandhaltungsprozesse entwickelt, eingeführt und begleitet. Wir haben uns ausführlich Gedanken gemacht und Strukturen und Algorithmen entwickelt, die der Instandhaltung dienen. Wir haben damit ein Programm geschaffen, welches einfach und effizient ist. Wir haben damit eine enorme Leistung in Software „gegossen“. Diese Leistung hat natürlich auch ihren Preis. Und das Preis-/Leistungsverhältnis von Mein Instandhalter spricht eindeutig für MEIN INSTANDHALTER. MEIN INSTANDHALTER ist keine App, die „mal schnell gebastelt wurde“, sondern eine Software-Lösung, die Ihre wichtigen Arbeitsprozesse optimieren und effizienter gestalten soll. Unsere gesamten Erfahrungen, unsere gesamten Gedanken und all das, was wir in Software für Sie umsetzen können, ist in Mein Instandhalter beinhaltet. MEIN INSTANDHALTERist damit vollständig und trotzdem pragmatisch.

Beim Einkauf von Software geht es nie um dessen Preis, sondern um den Nutzen, der durch den Einsatz der Software erreicht werden kann. Der Return on Investment für MEIN INSTANDHALTER ist außerordentlich hoch. Sie werden Ihre Instandhaltungsprozesse, gleich welche Funktion von MEIN INSTANDHALTER Sie nutzen, wesentlich effizienter gestalten können. Sie sparen Zeit und Sie sparen Geld innerhalb Ihrer Instandhaltung. Sie erhöhen die Verfügbarkeit Ihrer technischen Anlagen und Systeme und sparen damit sogar Zeit und Geld in Ihrer eigentlichen Wertschöpfung, in Ihrer Produktion. Das ist unser Anspruch, das ist der Anspruch von MEIN INSTANDHALTER. Perfekte Leistung zu einem angemessenen Preis.




Was ist das besondere Highlight Ihrer Funktion WARTUNGEN UND INSPEKTIONEN?


In unserer Funktion WARTUNGEN UND INSPEKTIONEN werden aus den Objekten heraus, in Verbindung mit Wartungskarten, die Wartungsaufgaben vollständig automatisch erzeugt. Damit wird nichts vergessen, Sie erreichen eine sichere und vollständige Wartung Ihrer Anlagen und Systeme. Zudem sind Genehmigungs- und Informationsschleifen im Tool fix eingebaut. Wird eine Wartung disponiert, kann eine Genehmigung oder eine Information von Betroffenen automatisch per E-Mail oder über MEIN INSTANDHALTER eingesteuert werden. Der ganze Aufwand, der notwendig war, um dies von Hand, mit Telefon oder

E-Mail zu disponieren, entfällt.




Wo und wie erkennt man, welche Wartungen fällig sind?


In der Funktion WARTUNGEN UND INSPEKTIONEN entsteht automatisch und tagaktuell eine Liste aller fälligen Wartungen. Es wird immer die nächste fällige Aufgabe aufgelistet. Die Aufgaben werden mit einem Ampelsystem auf Fälligkeit gekennzeichnet. Diese Liste und das dazu passende Ampelsystem dient dem Disponenten der Wartungsaufgaben und der Zuordnung der Aufgabe an den jeweils Durchführenden. Durch die Ampelsteuerung wird nichts vergessen.




Wie viele Rollen sind erforderlich, um in MEIN INSTANDHALTER WARTUNGEN UND INSPEKTIONEN richtig zu betreiben?


Kleine Instandhaltungsorganisationen kommen mit einer einzigen Rolle aus. Diese eine Person schaut in die Liste der fälligen Aufgaben, setzt aus den dort aufgelisteten Aufgaben einen Wartungsplan zusammen, weist sich diesen Wartungsplan zu und genehmigt ihn. Dann führt die gleiche Person die Wartung aus und quittiert im System den Erfolg. Der gesamte Dokumentationsaufwand, der hier in Kürze beschrieben ist, nimmt einen Zeitaufwand von ca. 60 Sekunden in Anspruch.

In großen Instandhaltungsorganisationen oder in Organisationen, die eine Aufgaben- und Rollentrennung vorsehen, sind viele Rollen möglich und mit MEIN INSTANDHALTER auch umsetzbar. So kann eine Person die Objekte dokumentieren und pflegen, eine weitere Person kann aus den fälligen Aufgaben Wartungspläne entwickeln, eine weitere Person kann diese Wartungsaufgaben genehmigen, wiederum eine andere Person kann eine Zuordnung des Wartungspersonals zur Aufgabe vornehmen, dann werden Dritte mit der Durchführung der Aufgaben betraut, die wiederum durch Weitere abgenommen und quittiert werden.

Das gesamte Spektrum, von einer Rolle für alles, bis zu vielen Rollen für viele Arbeitsschritte, ist in MEIN INSTANDHALTER über das Mandanten- und Rollenkonzept einfach umsetzbar. Für den Anwender ist dies nicht ersichtlich und bleibt im Hintergrund. Einmal administriert sieht jede der definierten Rollen exakt dass, was sie sehen soll und muss. Nicht mehr und auch nicht weniger.




Wie binden Sie SAP oder andere Systeme an?


MEIN INSTANDHALTER ist ein vollständiges Instandhaltungssystem, kann aber auch problemlos an andere vor- oder nachgelagerte Systeme angebunden werden. Besonders häufig erfolgt eine Anbindung an ein vorgelagertes Asset Management-System, häufig SAP oder SAP PM. Hierfür haben wir einen eigenen Fachtipp geschrieben, den wir Ihnen hier nahelegen wollen >mehr.

MEIN INSTANDHALTER übernimmt in diesem Fall die Daten der zu wartenden Objekte aus SAP PM, schließt „die letzte Meile“ vom letzten SAP-Terminal bis zum Instandhalter vor Ort an der Anlage und Maschine und quittiert die Tätigkeit wiederum in SAP PM. Damit kann ein vollständig digitalisierter Prozess in der Instandhaltung aufgebaut werden.

Die notwendigen technischen Schnittstellen stimmen wir mit Ihrer IT ab und bauen sie individuell, je nach Anforderung und Policy des Herstellers und Ihres Unternehmens, ein. Die Schnittstellen bieten wir zu einem Festpreis an.




Wie kann man Reports selber definieren?


MEIN INSTANDHALTER hat zahlreiche vordefinierte Reports, die Sie „Out of the Box“ verwenden können. Natürlich ist uns bewusst, dass es immer wieder spezielle Anforderungen an Reports gibt. Hier bieten sich mehrere Möglichkeiten: Sie fordern einen speziellen zusätzlichen Report bei uns an, wir bauen Ihnen diese individuelle Lösung und spielen diese in Ihre MEIN INSTANDHALTER-Lösung ein. Für schnelle oder einmalige Anforderungen können Sie einen Excel- oder CSV-Export von Stammdaten durchführen und dann in Excel eine eigene Aufarbeitung der Daten vollziehen.

Das Beste aber ist, dass wir aufgrund der vielen Anforderungen an einen Reportgenerator diese Lösung in unserer Weiterentwicklung von MEIN INSTANDHALTER fest eingeplant haben. Sie werden für Mein Instandhalter, aber auch für die gesamte Anwendungsfamilie MEIN TEAM, mit dem nächsten Release einen Reportgenerator erhalten.




Inwieweit sind die Dokumentationen in MEIN INSTANDHALTER sicherer als Papier?


Die Unterschrift auf Papier ist manipulierbar und wird auch manipuliert, Papiere können verloren gehen oder sind nicht auffindbar. Zudem sind Papiere nicht geeignet, um entsprechende Reports oder Statistiken daraus abzuleiten. In MEIN INSTANDHALTER werden die Wartungsaufgaben und deren Erledigung elektronisch dokumentiert. Die Dokumentation erfolgt beim Arbeiten, ohne zusätzlichen Aufwand. Wenn dies der Workflow vorsieht, können beispielsweise am Ort der Instandhaltung Fotos der erledigten Aufgabe angefertigt werden. Diese sind sicherer als Unterschriften, da sie tatsächlich bestätigen, dass der Monteur am zu bearbeitenden Objekt war und ggf. gewisse Tätigkeiten ausgeführt hat. Durch die Ablage in einer Datenbank wird nicht nur deutlich, wann, durch wen und an welchem Objekt Wartungen, Inspektionen und auch Fehleranalysen durchgeführt wurden, sondern es lassen sich auch entsprechende Statistiken hierfür erarbeiten und anschauen.




Was unterscheidet MEIN INSTANDHALTER von anderen Systemen?


Wir haben die Instandhaltung nicht neu erfunden. Die Prozesse in der Instandhaltung sind klar definiert. Nicht nur in der DIN 31051, sondern auch im täglichen Gebrauch, haben sich Gepflogenheiten entwickelt und etabliert. Auch MEIN INSTANDHALTER wird, kann und darf diese „Best Practices“, die sich bei Ihnen und bei anderen bewährt haben, nicht verändern. Vielmehr geht es uns um eine Digitalisierung und um eine damit einhergehende Optimierung Ihrer Instandhaltung.

Der Vorteil von MEIN INSTANDHALTER ist die einfache und pragmatische Herangehensweise an eine komplexe, teilweise auch komplizierte Materie. Der wesentliche Unterschied von MEIN INSTANDHALTER ist, dass er von allen Beteiligten einfach und pragmatisch bedient werden kann. Auch Kunden und Lieferanten können mit Mausklick in den Prozess eingebunden werden. Somit lässt sich der wesentliche Vorteil von MEIN INSTANDHALTER, wie folgt, zusammenfassen: Sie haben einen durchgängigen Workflow in einem System, mit allen damit verbundenen Vorteilen und ohne Medienbrüche. Sie haben ein einfaches, den Instandhaltungsprozessen angepasstes und diese Prozesse optimierendes Werkzeug, welches ohne große Einweisung genutzt werden kann. Am einfachsten spüren Sie den Unterschied, wenn Sie MEIN INSTANDHALTER testen.




Wie funktioniert die Funktion EREIGNISSE?


Wartungen werden zunehmend von regelmäßigen Zyklen auf bedarfsorientierte Zyklen umgestellt. Das ist Predictive Maintenance. Maschinen und Anlagen melden Störungen und Fehler, aber auch den Bedarf an Wartung oder Reinigung selbst. Diese Anforderung aktiviert eine Aufgabe in der Instandhaltung. MEIN INSTANDHALTER hat mit der Funktion EREIGNISSE genau das sichergestellt. Wird von einer Anlage oder einem System ein entsprechender Datensatz an MEIN INSTANDHALTER übergeben, ordnet die Funktion EREIGNISSE diese Information einer Tätigkeit und einem Objekt zu. Es wird eine automatische Wartungsaufgabe oder eine Maßnahme initiiert, die dann dem entsprechenden Monteur oder Instandhalter disponiert werden kann. Die technische Schnittstelle zwischen dem Vorsystem, welches den Alarm erzeugt und MEIN INSTANDHALTER, welches den Alarm aufbereitet und qualifiziert, ist zusätzlich erforderlich.





MeinInstandhaler-Kontakt

KONTAKT

So erreichen Sie uns.

MeinInstandhalte-Testversion-kostenlos

DEMO

So testen Sie uns.

MeinInstandhalter-Newsletter

NEWSLETTER

So hören Sie von uns.

Haben Sie

noch Fragen?

Ich beantworte diese für Sie gerne ;-)

ALEXANDER BIRLE

Produktexperte

RÖWAPLAN AG

Hohenstadter Straße 11 | 73453 Abtsgmünd | Telefon 07366 9626 - 0 | E-Mail info@roewaplan.de